Nachschlagetabellen bieten Ihnen die Möglichkeit, aus einer vorgegebenen Liste einfach einen Eintrag auszuwählen, ohne ihn selbst schreiben zu müssen. Das erspart Tipparbeit und sorgt zudem dafür, dass keine unterschiedlichen Schreibweisen verwendet werden. (Letzteres ist sehr wichtig für statistische Auswertungen)

Sie können Nachschlagetabellen textlich pflegen, also Einträge ergänzen/verändern bzw. neue Einträge hinzufügen. Diese stehen dann sofort programmweit für Eingaben zur Verfügung.

Sie brauchen keine Sorge zu haben, dass bereits vorhandene Einträge in Datensätzen nicht aktualisiert werden. Dadurch, dass nur der Code eines Listen-Eintrags im Datensatz gespeichert wird, werden alle bereits vorhandenen Datensätze automatisch aktualisiert.

Nachschlagetabellen bearbeiten

Führen Sie bei dem Eingabefeld mit der Nachschlagetabelle die Sie bearbeiten möchten einen Rechtsklick aus. Wenn Sie die benötigten Administrationsberechtigungen besitzen, steht Ihnen im Kontextmenü "Nachschlagetabelle bearbeiten" zur Auswahl. 

Alternativ gelangen Sie über den Menüpunkt Stammdaten -> Nachschlagetabellen in das Bearbeitungsfenster für Nachschlagetabellen.

Die Spalten "Code", "Bezeichnung", "Farbe" und "Icon"

• Der „Code“ ist der Wert, der im Datensatz gespeichert wird. 
• „Bezeichnung“ ist das was Ihnen im jeweiligen Datensatzfeld angezeigt wird.
• Zusätzlich zur Bezeichnung kann ein Eintrag noch in einer bestimmten Farbe angezeigt und außerdem mit einem erläuternden Icon versehen werden. So können Sie „wichtige“ von „unwichtigen“ Einträgen trennen oder auf bestimmte Einträge in einem Datensatz visuell aufmerksam machen.

Wenn Sie in der Spalte Farbe auf den Auswahlpfeil klicken, so erscheint eine Farbauswahl, aus der Sie eine beliebige Farbe für den Eintrag auswählen können. Klicken Sie in dieser Auswahl auf den Button „abbrechen“, so werden Sie gefragt, ob eine eventuell bereits gewählte Farbe wieder durch die Standardfarbe ersetzt werden soll. 

Ähnlich verhält es sich mit der „Icon“-Spalte. Ein Klick auf den Auswahlpfeil zeigt eine Liste der verfügbaren Icons an. Analog zur Farbe führt ein Klick auf den Button „abbrechen“ zur Frage, ob ein eventuell bereits vorhandenes Icon für diesen Eintrag entfernt werden soll.

Sortierung von Nachschlagetabellen

Ihnen wird sicherlich aufgefallen sein, dass die Nachschlagetabelle in der Bearbeitungsansicht zunächst alphabetisch sortiert ist. Die Codes erscheinen unsortiert. Wenn Sie in die Kopfzeile einer Spalte klicken, so wird die Nachschlagetabelle, wenn möglich, nach diesem Feld sortiert.

Ein Klick in die Kopfzeile der „Code“-Spalte sortiert die Einträge numerisch aufsteigend. Wenn Sie Einträge hinzufügen wollen, ist diese Sortierung die praktischste, da Sie so sehr schnell den nächsten verfügbaren Code ermitteln können.

Übrigens müssen die Codes nicht fortlaufend sein. Sie dürfen auch negative Werte haben (z.B. -99). Sie müssen nur eindeutig sein.

Eine Sonderrolle spielt der Code 0. Der Code 0 ist der Standardwert, der automatisch bei neuen Datensätzen eingetragen wird. Er sollte also vorzugsweise eine neutrale Bezeichnung bekommen (z.B. (bitte eintragen)) oder eben tatsächlich "Standard" sein.

Wichtig: Da nur die Codes im Datensatz gespeichert werden, muss der Code in jedem Fall eindeutig sein. Sie können das sehr leicht überprüfen. Wenn Sie einen bereits vorhandenen Code erneut vergeben wollen, so werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass das nicht erlaubt ist. Für die Bezeichnung gilt diese Einschränkung nicht, obwohl die doppelte Vergabe in den meisten Fällen ebenfalls sinnlos bzw. verwirrend sein dürfte. 

Die Spalte "Sort"

Was können Sie tun, wenn Sie weder nach Code noch nach Bezeichnung sortieren wollen, wenn Sie z.B. Zusammengehöriges auch zusammen anzeigen wollen? Sie könnten beispielsweise in den Bezeichnungen Gruppen bilden, indem Sie die Bezeichnungen z.B. mit 01, 02 usw. beginnen lassen (01 Eintrag 1, 01 Eintrag 2 …, 02 Eintrag 1 usw.).

Das sieht a) nicht gut aus und ist b) unhandlich. Deshalb gibt es die Spalte „Sortierung“. Diese Spalte kann bis zu 10 Zeichen aufnehmen, mit denen Sie eine von der Bezeichnung unabhängige Sortierung erzielen können. Wenn in dieser Spalte etwas eingetragen ist, so wird danach sortiert und anschließend nach Bezeichnung (falls das noch notwendig sein sollte). So haben Sie die Möglichkeit, sinnvolle und übersichtliche Gruppierungen in einer Auswahlliste zu generieren.

Die Spalte "Filter"

Einträge in dieser Spalte sind eher selten. Aber wenn man sie braucht, sind sie von unschätzbarem Wert. Mit dieser Spalte ist es möglich, dass eine Nachschlagetabelle durch eine bereits getroffene Auswahl in einer anderen Nachschlagetabelle „gefiltert“ wird, also nur Einträge zur Auswahl stehen, die zu einem anderen Wert passen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Nachschlagetabelle mit Landkreisen. Eine andere Nachschlagetabelle enthält eine Liste aller Zweigstellen. Es wäre doch jetzt praktisch, dass bei der Eingabe der Zweigstelle nur die Zweigstellen zur Auswahl stehen, die zum zuvor gewählten Landkreis passen. Genau für diesen Fall gibt es die Spalte „Filter“. Diese spezielle Filterung wird durch synectic, in Absprache mit dem Kunden, konfiguriert. Im Anschluss haben Sie dann die Möglichkeit die Nachschlagetabellen zu pflegen bzw. zu ergänzen.

Doppelten Bezeichnungen bei Verwendung der Spalten „Sort“ und  „Filter“ 

Bei Verwendung der "Sortierung" und des "Filters" ist es manchmal sinnvoll, die gleichen Bezeichnungen mit jeweils anderem Code zu verwenden. Das kann bei der Generierung von Statistiken oder Auswertungen äußerst hilfreich sein.

Spalte „Hilfetext“

Einträge in Nachschlagetabellen sollten in der Regel kurz und schnell erfassbar sein. Allerdings können mit Nachschlagetabellen auch sehr komplexe Vorgänge verknüpft sein. Um die Einträge trotzdem kurz halten zu können, gibt es die Möglichkeit, die einzelnen Einträge mit erläuternden Texten zu versehen. So wird der Anwender beim Erfassen eines Datensatzes bei der Auswahl aus einer Nachschlagetabelle „an die Hand genommen“.

Änderungen speichern

Damit die Änderungen auch wirksam werden, ist es notwendig auf den Button "Änderungen speichern" zu klicken, der sich oben links im Bearbeitungsfenster befindet.

Änderungen verwerfen 

 Über den Button "Änderungen verwerfen", oben links im Bearbeitungsfenster, können Sie die letzten (noch nicht abgespeicherten) Änderungen an den Nachschlagetabellen wieder verwerfen.

Löschen von Zeilen in der Nachschlagetabelle

Sie sollten Zeilen in einer Nachschlagetabelle niemals löschen, es sei denn, Sie wissen absolut sicher, dass diese Zeile noch nie in Datensätzen verwendet wurde. Wenn Sie diesen Eintrag trotzdem löschen, so würde künftig nur der gespeicherte Code angezeigt, denn die „Übersetzung“ für diesen Code existiert ja nicht mehr. 

Also, Vorsicht beim Löschen. Um diese Gefahr zu umschiffen, gibt es die Möglichkeit, Einträge als inaktiv zu kennzeichnen. Das bedeutet, dass die „Übersetzungen“ in den Datensätzen erhalten bleiben, der inaktive Eintrag aber in der Auswahlliste nicht mehr zur Auswahl angezeigt wird. Diese Funktionalität ist Ihnen nicht direkt zugänglich, sondern muss durch synectic konfiguriert werden.

Arten von Listen

In manchen Auswahllisten ist es möglich, mehr als nur einen Eintrag auszuwählen. Optisch sind diese Listen dadurch kenntlich gemacht, dass die Kopfzeilen und die Umrahmung nicht blau sondern grün sind. Sie unterscheiden sich von den blauen Listen dadurch, dass bei der Auswahl der Einträge tatsächlich der Text im Eingabefeld gespeichert wird und nicht – wie bei den blauen Listen – der Code. 

Trotzdem ist die Basis der Auswahlliste eine Nachschlagetabelle, die Sie genau wie andere Nachschlagetabellen verändern und ergänzen können. ACHTUNG: Wenn Sie die Bezeichnungen in der Liste ändern, werden die Einträge in Datensätzen nicht automatisch angepasst (so wie es bei blauen Listen der Fall wäre).

Bei den blauen und grünen Listen ist es nur möglich, vorgegebene Formulierungen aus der Liste auszuwählen. Aber manchmal möchte man (in Sonderfällen) davon abweichende Einträge in ein Eingabefeld schreiben. Die Auswahllisten, die dies erlauben, erkennen Sie an der gelben Farbe.